新宿明治安田生命ホール 使用規則
皆様によりよくご利用いただくため、本規則をご理解ください。
■予約・申込
日程確認・予約問合せ・仮予約の申込は電話により受付けます。利用主体者情報・催物責任者情報・申込者情報・催物内容・希望日時等を仮予約申請書に記入の上、ホール事務所宛に提出して下さい。仮予約期間中に下見、催物内容・情報確認を経由してから、正式な申込手続き作業となります。仮予約の期間は1週間です。
正式な申込は、ご来館の上使用申込書に諸情報を記入して頂き、予約金（ホール使用料分の半額、使用日前一ヶ月以内の申し込みにあってはホール使用料の全額）を入金して頂いて申込完了となります。この後、使用許可書をお渡し致します。一度お支払い頂いた予約金は、いかなる理由が有っても返金致しません。
予約受付けの開始時期
1月=翌年1月〜6月分
7月=翌年7月〜12月分
■使用時間
使用時間には入館・搬入・会場設営・舞台準備から終演後の一般客の退館・原状復帰・搬出・全退館に要する時間が含まれます。
承認された所定の時間帯以外は延長は出来ません。万一使用時間外の時間設定が必要な事態が発生した場合、他催物への影響や管理上の影響が無い場合に限り、延長を認める場合が有ります。この場合には許可制で有料対応となります。
催物当日に使用時間外にホールに到着された場合でも、使用時間外は入館を認めません。使用時間外の入館が確認出来た場合、有料対応させて頂くか退館をお願いする事となります。
■催物打合せ
催物当日の進行が円滑に出来る様、催物当日の一ヶ月前迄にはホール側と催物の打合せを行って頂きます。打合せの無い催物や開催直前の打合せとなる場合、当日の使用を取り消す場合が有ります。
打合せの際には当日の進行計画・告知資料・当日配布物等をご持参下さい。
■使用料の精算
ホール使用料残金は、使用日の一ヶ月前または当ホールが指定した期日までに指定の銀行口座にお振込み下さい。指定日までに入金のない場合、使用承認を取り消します。
付帯設備使用料金・要員費等については当日催物終了後に請求書を発行いたします。請求書発行日（催物当日）より一ヶ月以内の請求額のお支払いをお願い致します。
振込手数料はご負担下さい。
■予約取消・変更
申込み確定後に予約キャンセルとなる場合、所定書面にて手続き頂きます。
予約金はキャンセル料として充当し、返金致しません。
使用意思の決定通知後で予約金未入金の場合でもキャンセルの場合はキャンセル料を頂きます。
使用日前一ヶ月以内のキャンセルの場合、ホール使用料分の全額を頂きます。この際に予約金との相殺で生じる残金を頂くこととなります。
催物種類・発注内容等により、キャンセル時期に関わらずご請求する場合が有ります。
申込み確定後に日程変更する場合、所定書面にて手続き頂きます。日程移動の場合、1予約に付1回迄とします。移動先の日程期間は原則的に年度内・年内を基準とします。日程移動諸手続きが終了した時点で、それ迄の日程を解除します。2回目以降の日程変更の場合、一度キャンセル扱いとした上で改めて予約受付手続きとなります。
■使用取消
次のいずれかに該当する場合、使用承認の取消・使用停止をする場合が有ります。
この際に生じる損害等については、当ホールでは一切の責任を負いません。
申込から本番当日迄に具体的な利用主体者・催物責任者の情報や、催物に関する情報を提示されない場合。
仮予約申請書・使用申込書等書面に記載の諸事項が実際と違う場合や、使用規則に違反した場合。
催物内容等が公序良俗に反する怖れの有る場合。
当ホールで開催される催物としてふさわしくないと当ホールが判断した場合。
関係官公庁・諸団体等の指示により開催が承認されない場合。
使用権の譲渡・転貸した場合。
定員数342名を超える入場者が想定される場合や越えた場合。
危険物の持ち込みをした場合。最近の規制緩和・諸法令変更に伴う一般論での対応では無く、当ホール・当ビル独自の規制ガイドラインがある為、ご注意下さい。
ご注意下さい。
ホール内外・ビル壁面において、ホール側未承認の掲出をした場合。
掲出の際にビル設備・備品類の破損等の怖れが有る場合で、ホール側の指示で変更出来ない場合。
避難誘導・警備上で必要な係員数が明らかに不足している場合。
利用主体者・催物責任者が催物・入場者に対しての安全に責任感が希薄とホール側が判断した場合。
天災地変その他不可抗力により使用不可能な状態の際、日程等の変更で催物の開催が可能であれば、他の催物に影響しない条件でその日程の確保に努めますが、不可能な場合には使用を取り消します。日程変更で生じる損害等はホール側では一切の責任を負いません。
■お願い事項
火災・地震等、万一の場合に備え、主催者側の避難誘導員・警備要員を所定用紙にて、当日開場以前にホール事務所宛に提出して頂きます。非常事態発生の場合、これらの方にホール職員の指示下で行動して頂きます。
建物・機材等の破損・汚泥が有った場合、ホール事務所宛申告して下さい。その修理修復・買換費用等実費負担をお願い致します。このような場合でホールの貸出に支障が出る様な状況の場合、他の催物への影響と、それらに与える損害等の一切を利用主体者に責任を負って頂きます。
貸出（入館）時間前に一般客等の列整理等、ホール側では致しません。この場合、他の催物に影響が有る場合には、ホール側で列を解散させます。
利用主体者・催物責任者はホール入退館時に必ずホール事務所にお立ち寄り頂き、諸事項の確認・請求書確認等を行って下さい。
使用貸出時間内であっても入館時にこの確認が出来ない場合、主催側関係者の方であっても入館をお断りする場合が有ります。
入館時には使用許可書の提示をして下さい。
ホール内の飲食・ゴミ処理の扱いは、ホール事務所宛に連絡の上行って下さい。
ホール内の喫煙は喫煙所（B1Fホワイエに設置）のみ可能です。
楽屋で喫煙される場合には、事前に事務所宛許可を取って下さい。楽屋の火災報知器類は感度が高く部屋容積が少ない為発報し易く、発報した場合には催物は停止・中断の措置を取ります。この場合に生じる損害等はホール側では一切の責任を負いません。
当ホール・当ビルでは火気使用・スモーク使用・各所釘打ち・ガムテープやクラフトテープ、ビニールテープ類の使用を禁止しています。
ホールでのポスター類掲出はホール側と打合せの上掲出をして下さい。打合せの無い掲出は撤去・廃棄致します。掲出の際には弱粘テープを使用して下さい。ビル内掲出はホール案内板（3箇所）のみ可能です。
ホールには駐車場はありません。ビルの搬入出口を使用する場合、許可制となります。
来場者向け告知の際、ホール電話番号の掲載はお断り致します。ホールの電話番号は予約等の為の電話番号で、一般からの催物に対する問合せにはお答え致しません。
当日使用のホール内の電話番号の表示が必要な場合、主催者控室内電話・03-3349-9856を使用して下さい。
当日の使用時間帯内で利用が可能ですが、別の日程・時間帯に電話がかからない様、ご配慮下さい。
チラシ・チケット等には主催者側の問合せ電話番号を掲載して下さい。
原則的には荷物の受取りは致しませんが使用時間帯外で荷物の到着が有る場合、事前にご連絡下さい。受取りは状況により有料対応とさせて頂きます。事前にご連絡の無い場合、受取りをお断り致します。荷着・受取り・発送で生じる損害等は、ホール側では一切の責任を負いません。